الدورات التدريبية في تدريب المساعد التنفيذي
الدورة التدريبية: برنامج تأهيل المساعدين التنفيذيين المبتدئين لإتقان إدارة المكاتب الحديثة
مقدمة الدورة التدريبية / لمحة عامة:
تم تصميم هذه الدورة الشاملة لتمكين المساعدين التنفيذيين الجدد من اكتساب المهارات الأساسية لإدارة المكاتب الحديثة بكفاءة، مستندة إلى أبحاث الخبير بيتر دراكر (Peter Drucker) في الإدارة الفعالة. يقدم BIG BEN Training Center منهجًا عمليًا يجمع بين النظرية والتطبيق، مع التركيز على تحديات العصر الرقمي مثل إدارة التدفق المعلوماتي وتنسيق الاجتماعات الافتراضية. ستغطي الدورة تقنيات تنظيم الوقت، وأدوات التواصل المهني، وآليات دعم الإدارة العليا، مما يضمن للمشاركين تميزًا في بيئات العمل الديناميكية.
الفئات المستهدفة / هذه الدورة التدريبية مناسبة لـ:
- حديثو التخرج الراغبون في العمل كمُساعدين تنفيذيين.
- الموظفون المُنتقلون حديثًا إلى مجال الإدارة المكتبية.
- الأفراد الراغبون في تطوير مهاراتهم الإدارية الأساسية.
- موظفو الدعم الإداري الذين يسعون لترقية وظيفية.
القطاعات والصناعات المستهدفة:
- الشركات متعددة الجنسيات والقطاع الخاص.
- المؤسسات المالية والمصرفية.
- القطاع الصحي والمستشفيات.
- الهيئات الحكومية والوزارات.
- مؤسسات التعليم العالي والبحث العلمي.
الأقسام المؤسسية المستهدفة:
- الإدارة التنفيذية والمكتب التنفيذي.
- أقسام الشؤون الإدارية والموارد البشرية.
- إدارة العلاقات العامة والاتصالات.
- مكاتب رؤساء الأقسام والمديرين.
أهداف الدورة التدريبية:
- بنهاية هذه الدورة التدريبية، سيكون المتدرب قد أتقن المهارات التالية:
- تطبيق أدوات تنظيم الوقت وتحديد الأولويات.
- إدارة البريد الإلكتروني والاتصالات الرسمية باحترافية.
- تخطيط وتنسيق الاجتماعات والزيارات الميدانية.
- استخدام التكنولوجيا الحديثة لتحسين الإنتاجية المكتبية.
- تطوير مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة.
- بناء علاقات مهنية فعالة مع الفرق والإدارة العليا.
منهجية الدورة التدريبية:
تعتمد الدورة على مزيج من المحاضرات التفاعلية، ودراسات الحالة الواقعية من قطاعات متنوعة، وتمارين لعب الأدوار لمحاكاة سيناريوهات العمل اليومية. سيشارك المتدربون في جلسات عصف ذهني جماعي لتحليل تحديات مثل إدارة الضغوط المكتبية، مع تلقّي تغذية راجعة فورية من مدربين متخصصين من BIG BEN Training Center. تُدمج أنشطة عملية على أدوات مثل تقويمات جوجل وبرامج إدارة المهام، مع التركيز على التكيّف مع بيئات العمل الهجينة.
خريطة المحتوى التدريبي (محاور الدورة التدريبية):
الوحدة الأولى: أساسيات العمل الإداري الحديث
- فهم دور المساعد التنفيذي في الهياكل المؤسسية.
- معايير الأخلاقيات المهنية والسرية الوظيفية.
- أدوات التوثيق الإداري والسجلات الرقمية.
- إدارة الملفات الإلكترونية بأنظمة التخزين السحابي.
- أساسيات البروتوكولات الرسمية في التواصل.
- التعامل مع البريد الوارد وتصنيفه حسب الأولوية.
- تقنيات النسخ والطباعة الاحترافية.
الوحدة الثانية: مهارات التواصل وإدارة العلاقات
- فنون صياغة الرسائل الإلكترونية الرسمية.
- مهارات الرد على المكالمات الهاتفية بثقة.
- إدارة التواصل مع الزوار والمواعيد الشخصية.
- التعامل مع الشخصيات الصعبة في بيئة العمل.
- تطوير لغة الجسد الإيجابية في الاجتماعات.
- كتابة محاضر الاجتماعات والتقارير الموجزة.
- استخدام منصات التواصل الداخلي بفعالية.
الوحدة الثالثة: تنظيم الوقت والمهام المعقدة
- تطبيق مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات.
- استخدام تطبيقات التخطيط اليومي والأسبوعي.
- إدارة المهام المتداخلة والمواعيد النهائية الضاغطة.
- تقنيات تفويض المهام البسيطة للفرق الأخرى.
- موازنة المهام الروتينية مع الطلبات الطارئة.
- أدوات تتبع المشاريع الصغيرة للمساعدين.
- التغلب على التسويف وزيادة التركيز.
الوحدة الرابعة: دعم الإدارة العليا والتنسيق
- تخطيط جدول المدير وتجنب التعارضات.
- تنظيم الرحلات العمل وترتيبات السفر.
- إعداد العروض التقديمية والمواد الداعمة.
- تنسيق الاجتماعات الافتراضية والفعاليات.
- إدارة معلومات الاتصال للشبكات المهنية.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
- دعم المدير في اتخاذ القرارات اليومية.
الوحدة الخامسة: التطوير المهني المستمر
- تقييم الذات وتحديد مجالات التحسين.
- بناء خطة تنمية مهارية شخصية.
- الاستفادة من الدورات الالكترونية المعززة.
- شبكات التواصل المهني للمساعدين التنفيذيين.
- التعامل مع التغيير التنظيمي بمرونة.
- إدارة الضغوط الوظيفية وتوازن العمل والحياة.
- تحديث المعرفة بالتكنولوجيا المكتبية الناشئة.
الأسئلة المتكررة:
ما هي المؤهلات أو المتطلبات اللازمة للمشاركين قبل التسجيل في الدورة؟
لا توجد شروط مسبقة.
كم تستغرق مدة الجلسة اليومية، وما هو العدد الإجمالي لساعات الدورة التدريبية؟
تمتد هذه الدورة التدريبية على مدار خمسة أيام، بمعدل يومي يتراوح بين 4 إلى 5 ساعات، تشمل فترات راحة وأنشطة تفاعلية، ليصل إجمالي المدة إلى 20–25 ساعة تدريبية.
سؤال للتأمل:
كيف يمكن للمساعد التنفيذي أن يتحول من دور تنفيذي إلى شريك استراتيجي في دعم عملية صنع القرار داخل المؤسسه؟
ما الذي يميز هذه الدورة عن غيرها من الدورات؟
تركز هذه الدورة على تحويل المهام الإدارية الروتينية إلى فرص لخلق قيمة مضافة، من خلال منهجية "الإدارة الاستباقية" التي طوّرها BIG BEN Training Center. تدمج بين أحدث دراسات علم الإدارة السلوكية وأدوات التكنولوجيا العملية، مع تقديم نماذج من أخطاء شائعة في قطاعات حيوية مثل القطاع الصحي والمالي. يتميز البرنامج بمتابعة عملية لمدة أسبوع بعد انتهاء الدورة، لضمان تطبيق المهارات، مع حقيبة أدوات رقمية تشمل قوالب جاهزة لإدارة الاجتماعات وتنظيم المهام.
