مقدمة الدورة التدريبية / لمحة عامة‎:‎

تقدم‎ BIG BEN Training Center ‎رحلة تدريبية شاملة تُعيد تعريف دور المساعد الإداري التنفيذي في العصر الرقمي. مستندة ‏إلى أبحاث الخبير العالمي روبرت هاف‎ (Robert Half) ‎في تحولات سوق العمل، تُغطي الدورة كافة الجوانب من تنظيم ‏الاجتماعات إلى إدارة المشاريع الفرعية باستخدام منهجية "التعلم التطبيقي". ستكتسب المشاركين أدوات معالجة التحديات اليومية ‏كإدارة التدفق الوثائقي وتنسيق المهام متعددة الأطراف، مع تمارين محاكاة مستوحاة من تحديات القطاعات المصرفية والصحية. ‏يُركز المحتوى على توازن ثلاثي الأبعاد: الكفاءة التقنية، الذكاء العاطفي، والمرونة الاستراتيجية، مما يمكن المساعدين من ‏التحول إلى شركاء استراتيجيين في صنع القرار‎.‎

الفئات المستهدفة / هذه الدورة التدريبية مناسبة لـ‎:‎

• المساعدين التنفيذيين الجدد‎.‎
• مسؤولي المكاتب الراغبين في الترقية‎.‎
• منسقي المشاريع الإدارية‎.‎
• موظفي دعم الإدارة العليا‎.‎

القطاعات والصناعات المستهدفة‎:‎

• المؤسسات المالية والمصرفية‎.‎
• شركات الاستشارات الإدارية‎.‎
• المنظمات الصحية والتعليمية‎.‎
• الهيئات الحكومية وشركات القطاع العام‎.‎
• شركات التكنولوجيا والاتصالات‎.‎

الأقسام المؤسسية المستهدفة‎:‎

• الإدارة التنفيذية‎.‎
• قسم الشؤون الإدارية‎.‎
• دعم العمليات التشغيلية‎.‎
• إدارة المشاريع‎.‎

أهداف الدورة التدريبية‎:‎

بنهاية هذه الدورة التدريبية، سيكون المتدرب قد أتقن المهارات التالية‎:‎

• تطبيق تقنيات أتمتة الجداول الزمنية باستخدام أدوات رقمية‎.‎
• تصميم نظام فعال لإدارة الوثائق الإلكترونية‎.‎
• قيادة تنسيق الاجتماعات التنفيذية متعددة المستويات‎.‎
• صياغة تقارير إدارية تحليلية معتمدة على البيانات‎.‎
• إدارة الأزمات الإدارية بآليات استباقية‎.‎

منهجية الدورة التدريبية‎:‎

تعتمد الدورة على نموذج "التدريب الحلقي" الذي يدمج المحاضرات المصغرة مع ورش العمل التفاعلية، حيث سيحلل المشاركون ‏دراسات حالة حقيقية من قطاعات مثل الصحة والتعليم. تشمل الجلسات تمارين محاكاة لإدارة الاجتماعات الطارئة وتصميم أنظمة ‏أرشفة رقمية، مع حلقات نقاشية أسبوعية لتقييم التحديات الفعلية التي يواجهها المتدربون في أماكن عملهم. يُقدم‎ BIG BEN ‎Training Center ‎حقيبة تدريبية رقمية تشمل قوالب جاهزة لإدارة المهام، مع جلسات تغذية راجعة يومية بقيادة مدربين ‏معتمدين في إدارة المكاتب الحديثة‎.‎

خريطة المحتوى التدريبي (محاور الدورة التدريبية)‏‎:‎

الوحدة الأولى: البنية الأساسية للمساعد التنفيذي الفعال

• تحليل الأدوار الاستراتيجية للمساعد التنفيذي في 2025‏‎.‎
• معايير الجودة العالمية في إدارة المكاتب‎ (ISO 9001).‎
• أدوات قياس كفاءة العمليات الإدارية‎.‎
• تصميم نظام تصنيف موحد للبريد الإلكتروني‎.‎
• حوكمة الوثائق الإلكترونية وفق الأنظمة الحديثة‎.‎
• بروتوكولات التعامل مع المعلومات السرية‎.‎

الوحدة الثانية: إتقان آليات التنسيق المتقدمة

• استراتيجيات تخطيط جدول أعمال القيادات‎.‎
• فن إدارة الاجتماعات الافتراضية والهجينة‎.‎
• تقنيات تسهيل التواصل بين الإدارات المتقاطعة‎.‎
• أدوات التذكير الذكية للمواعيد الحرجة‎.‎
• معالجة التعارضات في المواعيد ذات الأولوية‎.‎

الوحدة الثالثة: التفوق في التواصل المؤسسي

• صياغة الخطابات الرسمية باللغة العربية الفصحى‎.‎
• مهارات العرض الموجز للتقارير الإدارية‎.‎
• إدارة الحوارات الصعبة مع الموردين والعملاء‎.‎
• البروتوكول الدبلوماسي في التعامل مع الشخصيات الهامة‎.‎
• توظيف لغة الجسد في التواصل التنفيذي‎.‎

الوحدة الرابعة: التحول الرقمي في العمل الإداري

• أتمتة إجراءات المتابعة باستخدام مايكروسوفت بلاينر‎.‎
• تحويل البيانات الخام إلى لوحات إدارية مرئية‎.‎
• معالجة مستندات‎ PDF ‎والتعرف الضوئي على الحروف‎.‎
• حماية البيانات وفق معايير الأمن السيبراني الأساسية‎.‎

الوحدة الخامسة: القيادة الإدارية الاستباقية

• آليات اتخاذ القرار في غياب المدير‎.‎
• إدارة الأزمات الإدارية بخطوات منهجية‎.‎
• تطوير مؤشرات قياس الأداء الشخصي‎.‎
• بناء خطط التطوير المهني المستدام‎.‎

الأسئلة المتكررة‎:‎

ما هي المؤهلات أو المتطلبات اللازمة للمشاركين قبل التسجيل في الدورة؟‎ 

لا توجد شروط مسبقة‎.‎

كم تستغرق مدة الجلسة اليومية، وما هو العدد الإجمالي لساعات الدورة التدريبية؟‎ 

تمتد هذه الدورة التدريبية على مدار خمسة أيام، بمعدل يومي يتراوح بين 4 إلى 5 ساعات، تشمل فترات راحة وأنشطة تفاعلية، ‏ليصل إجمالي المدة إلى 20–25 ساعة تدريبية‎.‎

سؤال للتأمل‎: 

كيف يمكن للمساعد التنفيذي أن يتحول من دور تنفيذي إلى شريك استراتيجي في تشكيل رؤية المؤسسة؟

ما الذي يميز هذه الدورة عن غيرها من الدورات؟‎ 

تركز الدورة على تحويل المهارات الإدارية التقليدية إلى أصول استراتيجية، من خلال دمج أحدث منهجيات "الإدارة الرشيقة" مع ‏دراسات حالة من قطاعات متنوعة كالقطاع الصحي الذي يتطلب دقة في توثيق المحاضر والقطاع الحكومي الذي يفرض ‏بروتوكولات اتصال صارمة. يتميز‎ BIG BEN Training Center ‎بتقديم أدوات قابلة للتطبيق فورياً مثل نظام "التصنيف ‏الذكي للبريد الإلكتروني" ونماذج "تقرير المتابعة الشهري"، مع محاكاة سيناريوهات إدارة الأزمات في بيئات العمل الهجينة. ‏يعزز المدربون تطوير الذكاء التنظيمي عبر تمارين تحليل مسارات القرارات الإدارية، مما يمكن المشاركين من تقديم حلول ‏استباقية تعزز مكانتهم المهنية‎.‎